Présentation

L'usine à site Jint est une fonctionnalité permettant de dupliquer rapidement et simplement des collections de sites SharePoint à partir de modèles. Nous utiliserons "sites" plutôt que "collection de sites" dans la suite de ce guide.

L'usine à site présente deux espaces distincts dédiés aux deux actions réalisables :

• Créer et extraire un modèle
• Appliquer un modèle sur un site

Prérequis techniques

Pour pouvoir utiliser l'usine à site, vous avez besoin de remplir les prérequis suivant :

• L'usine à site a besoin de droits pour fonctionner. Vous accordez ces droits au travers de l'application Azure Jint Site Engine. Vous trouverez plus d'information dans Prérequis et installation Jint
• L'utilisateur doit avoir accès à l'Usine à site dans le configurateur Jint. L'accès est donné par l'Administrateur global Jint dans le menu de gestion des utilisateurs.
• L'utilisateur doit être Administrateur du site qu'il veut extraire en tant que modèle de site
• L'utilisateur doit être Administrateur du site sur lequel il désire appliquer un modèle de site

Qu'est-ce qu'un modèle ?

Le modèle de site est une reproduction fidèle de la plupart des éléments d'un site SharePoint. Ce modèle inclut :

• Les bibliothèques, leur paramétrage et leurs contenus. Cela comprend donc :
  • Les pages
  • Les documents
  • Les événements
  • Les listes
• Le paramétrage des bibliothèques 
  • Les colonnes de bibliothèque
  • Les autorisations
• Le contenu des bibliothèques. Vos documents et pages seront donc copiés à l'identique dans le site cible.
• Le contenu des listes : par exemple, les données de taxonomie de vos pages
• La taxonomie spécifique au site
• Les paramètres de recherche spécifiques au site
• Habilitations de groupe SharePoint : définissant qui peut accéder et modifier le contenu.
• Éléments d'apparence : tels que le logo et l'en-tête.

Créer un modèle

L'usine à site vous propose de créer vos modèles de site à appliquer. Un modèle est créé à partir de l'extraction d'un site existant sur votre SharePoint.

Voici les étapes à suivre pour créer votre modèle :

• Créez un site SharePoint du même type que le site cible sur lequel vous souhaitez appliquer le modèle. Egalement, choisissez la même langue par défaut que celle du site cible.
• Personnalisez ce site pour mettre en place votre modèle
• Vérifiez que vous êtes Administrateur du site et sinon, demandez ce rôle à votre Administrateur SharePoint
• Accédez à l'Usine à site dans le configurateur
• Sélectionnez "Créer un modèle"
• Renseignez un nom pour le modèle, l'URL du site à extraire et la catégorie de site SharePoint (site d'équipe ou site de communication) et validez

Formulaire de création de modèle

La demande d'extraction est enregistrée et affichée "En cours d'extraction". Elle sera traitée par notre usine à site après avoir été potentiellement mise en attente en cas d'importante demande. L'extraction peut durer jusqu'à 30 minutes.

Lorsque l'extraction du modèle est finalisée, celui-ci apparait dans la liste des modèles disponibles dans la section "appliquer un modèle".

Un message d'erreur est affiché si l'extraction n'a pas pu aboutir. Dû à la grosse volumétrie de données, il est possible qu'un problème de connexion génère une erreur, nous vous invitons à relancer l'extraction plusieurs fois en cas d'erreur imprécise.

Pour régler ces erreurs nous vous invitons à consulter notre article sur les bonnes pratiques et cas fréquents de l'Usine à site.

Appliquer un modèle

Une fois que vous avez créé vos modèles , vous allez pouvoir les appliquer sur vos sites.

Voici les étapes à suivre pour appliquer votre modèle sur un site :

• Copiez l'URL du site SharePoint sur lequel vous souhaitez appliquer votre modèle
  • Le type de site et la langue par défaut doivent correspondre au modèle pour que celui-ci puisse être appliqué
• Vérifiez que vous êtes Administrateur du site et sinon, demandez ce rôle à votre Administrateur SharePoint
• Accédez à l'Usine à site dans le configurateur
• Choisissez le modèle à appliquer

• Renseignez l'URL du site SharePoint cible et cliquez sur "Appliquer"

Vous pouvez suivre le déroulement de l'application du modèle dans l'historique de l'usine à site.

Attention : le type de site (site de communication ou site d'équipe) ayant servi à créer le modèle doit être du même type que le site cible.

Exemple : si votre site modèle est un site de communication alors votre site cible doit également être un site de communication. Idem, dans le cas d'un site d'équipe.

Pour vérifier cela  : 

1. Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de votre page lorsque vous êtes sur le site
2. Sélectionnez Informations sur le site
3. S le champ Paramètres de confidentialité est présent (voir ci-dessous) c'est qu'il s'agit d'un site d'équipe. S'il est absent, il s'agit un site de communication.

Limitations de l'Usine à site

L'usine à site comporte des limitations en raison de la complexité des sites SharePoint. Il faut considérer un certain nombre de points :

• Le modèle et les sites sur lesquels vous appliquez ce modèle doivent avoir la même langue par défaut
• L'usine à site n'est pas conçue pour traiter de gros volumes de données. Il permet de copier des modèles contenant des pages, des bibliothèques structurés et quelques documents, mais vous ne nous pourrez pas dupliquer un site existant et tout son contenu. L'erreur HTTP 429 indique que l'usine à site n'a pas su gérer la charge.

Pour plus d'informations, nous vous invitions à consulter notre article dédié aux bonnes pratiques de l'Usine à site.