Présentation de la fonctionnalité

SharePoint Modern permet de créer et publier des événements avec des données pertinentes à l'échelle de l'entreprise. Ils sont très utilisés dans les espaces de communication, dans les espaces communautaires et dans les espaces d'équipe.

Cet article décrit la fonctionnalité « Gérer les inscriptions » qui vous permet d'améliorer la gestion des événements natifs de SharePoint Modern en proposant une gestion des inscriptions.

Sommaire

• Disponibilité de la fonctionnalité
• Contrainte de la fonctionnalité
• Structuration de la page
• Paramétrer les inscriptions
• Utiliser la gestion des inscriptions
• Pourquoi un utilisateur ne peut-il pas s'inscrire ?

Disponibilité de la fonctionnalité

Cette fonctionnalité est déployée avec l'expérience unifiée. Elle est disponible et utilisable instantanément sur tous les événements SharePoint Modern.

Cette fonctionnalité est un enrichissement de la fonctionnalité SharePoint de gestion d'événement.

Contrainte de la fonctionnalité

Le composant se base sur les adresses e-mail des utilisateurs. Il est donc nécessaire que cette dernière soit renseignée dans Entra ID afin qu'un utilisateur puisse s'inscrire.

Structuration de la page

Lorsque la gestion des inscriptions est activée, la page de l'événement est réorganisée en deux colonnes. La colonne de gauche comporte les informations sur l'événement et la colonne de droite les actions disponibles pour l'utilisateur.

Page native :

Avec Jint et la gestion des inscriptions activée :

Paramétrer les inscriptions

Un bouton Gérer les inscriptions est ajouté dans la barre d'actions de la page en mode affichage, avec les autres actions natives. Au clic sur ce bouton, un panneau de paramétrage apparaît. Il permet de définir :

• Si les inscriptions sont activées pour l'événement (désactivé par défaut)
• Le nombre maximum d'inscrits (laisser 0 pour ne pas avoir de maximum)
• La date de début des inscriptions (facultative)
• La date de fin des inscriptions (facultative)
• La visibilité de la liste des participants pour les visiteurs

Lorsque les inscriptions sont activées, l'utilisateur peut s'inscrire si les inscriptions sont ouvertes. Une fois inscrit, il peut ajouter l'événement à son calendrier Outlook.

Si la limite du nombre d'inscrits est atteinte, les utilisateurs supplémentaires sont ajoutés en liste d'attente. Ils sont automatiquement basculés dans la liste des inscrits lorsqu'un utilisateur de cette dernière se désinscrit.

Un utilisateur peut se désinscrire à tout moment via le bouton « Se désinscrire ».

Utiliser la gestion des inscriptions

Activer les inscriptions

Pour pouvoir gérer les inscriptions, l'utilisateur doit être au minimum Contributeur / Membre sur le site.

1. Rendez-vous sur la page de l'événement.
2. Cliquez sur le bouton « Gérer les inscriptions ».
3. Activez la gestion des inscriptions.
4. Paramétrez les inscriptions.
5. Sauvegardez.

Les inscriptions sont maintenant disponibles sur l'événement.

Visualisation et extraction des participants

Visualiser la liste des inscrits :

1. Rendez-vous sur la page de l'événement.
2. Cliquez sur « Liste des inscrits ».

Extraire la liste des inscrits :

1. Cliquez sur « Export CSV ».
2. Ouvrez le fichier téléchargé.

Envoyer un e-mail aux participants

1. Rendez-vous sur la page de l'événement.
2. Cliquez sur « Liste des inscrits ».
3. Cliquez sur « Contacter ».

Que faire si un utilisateur ne peut pas s'inscrire ?

Si un utilisateur ne voit pas le bouton « Gérer les inscriptions » ou ne peut pas s'inscrire à un événement, il est possible que ses droits sur l'événement soient insuffisants.

Droits requis

L'utilisateur doit disposer au minimum des droits de Contribution sur le site hébergeant l'événement.

Vérifier les autorisations d'un utilisateur

Pour s'assurer que les droits sont correctement configurés, voici la procédure à suivre :

Étape 1 — Vérifier la liste des participants de l'événement

1. Avec un compte propriétaire du site, créez un nouvel événement.
2. Activez la gestion des inscriptions sur cet événement.
3. Avec ce même compte, inscrivez-vous à l'événement.

4. Rendez-vous sur l'URL suivante (en adaptant les valeurs) : https://votretenant.sharepoint.com/sites/votresite/Lists/Participants/AllItems.aspx

   

    

5. Ouvrez les Détails du dernier enregistrement correspondant à votre inscription, puis cliquez sur « Gérer l'accès ».

   

    

6. Rendez-vous dans les Paramètres avancés.
    

   

    

7. Vérifiez que l'utilisateur concerné dispose bien des droits de Contribution sur cet élément.

Étape 2 — Vérifier les permissions de l'utilisateur sur le site

1. Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'intranet.
2. Cliquez sur Autorisations du site, puis sur Autres paramètres d'autorisations.
3. Cliquez sur Vérifier les permissions.
4. Saisissez le nom de l'utilisateur concerné.
5. Vérifiez que les droits de Contribution lui sont bien attribués.

Si les droits semblent corrects et que le problème persiste, prenez une capture d'écran des permissions de l'utilisateur et transmettez-la à l'équipe support via votre ticket.