🔔 Cet article met en avant les paramètres avancés disponibles pour le composant Trombinoscope. Pour des instructions sur les paramètres de base, nous vous recommandons chaleureusement de consulter cet autre article.

1. Informations techniques

Source de données

• UAP (User Profile Application – Annuaire SharePoint) La base d’utilisateurs SharePoint est appelée UPA pour User Profile Application. Elle est aussi celle utilisée par l’application Delve, qui permet à chaque utilisateur de consulter et mettre à jour leur profil SharePoint. La base UPA est gérée par les administrateurs SharePoint depuis son menu d’administration. Les profils peuvent être mis à jour par les administrateurs ; l’utilisateur peut mettre à jour une partie de ces informations via Delve. La base UAP se synchronise depuis Entra ID pour se mettre à jour et récupérer les profils nouvellement créés.

• Entra ID Azure Active Directory a été récemment renommé Entra ID. Vous pouvez accéder au portail Entra ID si vous disposez des droits nécessaires. La gestion et la protection avec Microsoft Entra ID est votre nouveau gestionnaire d’identité et de sécurité. Protégez votre organisation grâce à une solution cloud de gestion des identités et accès qui connecte les employés, clients et partenaires à leurs applications, appareils et données. Entra ID est donc votre point de référence concernant tous les utilisateurs ayant accès à votre Digital Workplace. Il contient de nombreuses informations sur les utilisateurs qui, à l’exception du numéro de téléphone, ne peuvent être mises à jour que par les administrateurs. 

Consultez la documentation Entra ID.

Synchronisation Entra ID et UAP 

La documentation Microsoft décrit les données de profil qui sont synchronisées entre l’Azure AD et Microsoft 365. Cela signifie :

• Que votre référentiel d’identité soit bien l’Azure AD, et que les informations principales seront mises à jour à partir de cette référence.
• Les champs de profils personnalisables par l’utilisateur sont spécifiques à SharePoint. Il s’agit des champs comme la formation, une description de la personne, ces compétences.
• Vous pouvez ajouter des champs personnalisés dans les profils Azure AD en suivant la documentation Microsoft : Que sont les attributs de sécurité personnalisés dans Azure AD ?
• Pour synchroniser plus que les informations principales entre votre Azure AD et l’UPA SharePoint, nous vous invitons à vous renseigner dans la littérature disponible dans les communautés Microsoft. La synchronisation est réalisable par un script PowerShell.

Gestion des langues

Le composant Trombinoscope adapte les informations disponibles à la langue de l’utilisateur lorsque ceci est possible. Les informations suivantes sont traduites pour l’utilisateur dans la langue de la page sur laquelle il se trouve :

• La fonction : propriété JobTitle du profil UPA et Entra ID.
• Le département : propriété Department du profil UPA et Entra ID.
• Le bureau : propriété Office du profil UPA uniquement.

Ces informations sont traduites :

• Dans le profil utilisateur.
• Dans l’organigramme.
• Dans les résultats.
• Dans les filtres.

Ces informations sont affichées dans la bonne langue dès lors qu’une traduction est disponible dans votre banque de termes SharePoint. Pour rappel, toutes ces informations sont centralisées dans la banque de termes SharePoint et peuvent être traduites. Les informations relatives aux personnes sont regroupées dans l’ensemble de termes "People" disponible par défaut dans votre banque de termes.

Banque de termes des fiches de profils de vos utilisateurs

❗ Il n’est pas possible d’utiliser des suggestions avec les traductions. Les suggestions ne fonctionneront qu’avec la langue par défaut du magasin de termes. 

❗ Jint supporte aujourd’hui jusqu’à 1 000 entrées gratuites pour chacune des propriétés. Au-dessus de cette limite, nous ne garantissons pas la possibilité de traduire ces éléments.

2. Paramètres de recherche

Dans ce groupe, vous pouvez définir les paramètres de la recherche de personnes de manière fine et adaptée à vos besoins. Le premier élément à définir est la source de votre recherche. Vous avez le choix entre les deux sources : Entra ID ou Annuaire SharePoint-Delve. Nous vous encourageons à explorer les options pour trouver celle qui correspond le mieux à votre contexte.

Comment choisir la source ?

Cela dépendra de la source que vous maintenez le plus à jour en fonction de votre politique de gestion des identités, et des fonctionnalités de Trombinoscope sur lesquelles vous mettez l’accent, car chacune des sources propose des fonctionnalités différentes. Voici un aperçu clair pour vous guider :

Paramètres de recherche SharePoint

Définir une requête KQL 

Ce champ vous permet de saisir une requête au format KQL afin de préciser la requête de recherche réalisée. Plus d’informations sur les requêtes KQL. 

Par défaut, le composant recherche parmi tous les profils disponibles sur votre tenant. Si vous souhaitez limiter l’utilisation du Trombinoscope à un groupe, une division ou aux personnes possédant une certaine compétence, il convient d’utiliser la requête KQL pour restreindre et définir ce périmètre de recherche. Les propriétés SharePoint à utiliser sont celles de votre schéma de recherche SharePoint. 

Exemple : La requête KQL "JobTitle:Developer Department:R&D" vous permet d’afficher uniquement les employés dont le poste est "Developer" du département Recherche et Développement.

Définir les suggestions de recherche pour les utilisateurs 

Le composant Trombinoscope propose des suggestions lors de la saisie afin d’aider les utilisateurs à rapidement identifier les filtres permettant d’arriver à la bonne personne.

• Activer les suggestions : Vous avez la possibilité d’activer ou de désactiver l’utilisation des suggestions

• Propriétés suggérées par défaut : Le nom et le prénom sont des suggestions disponibles par défaut. Nous proposons par défaut 4 propriétés SharePoint très utilisées comme suggestion complémentaire :

  • Fonction
  • Département
  • Emplacement
  • Compétences et Intérêts 

  Les suggestions sur ces propriétés peuvent être désactivées si vous en avez le besoin.

• Propriétés suggérées personnalisées : Il est possible, via le bouton "Ajouter une propriété personnalisée", de rajouter des propriétés complémentaires comme suggestion. Ces données peuvent être des données par défaut d’Office, mais aussi des données personnalisées que vous avez ajoutées à vos profils Office ! 

  Pour être utilisé comme suggestion, la propriété gérée doit être "refinable" et doit être liée à une "crawled property" du moteur de recherche SharePoint afin que celle-ci puisse être proposée dans les suggestions. 

  En savoir plus sur le schéma de recherche SharePoint. 

  Dans l’exemple ci-dessus, le champ École correspondant à la propriété SPS-School est ajouté via "Ajouter une suggestion personnalisée". Toutes les suggestions personnalisées seront ajoutées sous le séparateur en dessous de "Compétences et Intérêts". Elles peuvent être activées/désactivées, modifiées ou supprimées. 

Filtres

Vous pouvez proposer des filtres sur les différentes propriétés afin de les proposer directement sans besoin de saisie. Ceci peut aider l’utilisateur à commencer sa recherche plus facilement. 

Les filtres proposent les valeurs de profils disponibles dans le périmètre recherché. Elles sont affichées par ordre décroissant d’occurrence, les valeurs les plus fréquentes sont donc disponibles en premier. Vous pouvez renseigner au maximum trois filtres différents.

La fonctionnalité de filtre nécessite une propriété gérée affinable "refinable" du moteur de recherche SharePoint pour pouvoir fonctionner. Pour ajouter un filtre, suivez la procédure suivante :

• Identifiez la propriété gérée "crawled property" de l’User Profile Application qui contient les informations sur lesquelles vous désirez filtrer.
• Trouvez ou créez dans le moteur de recherche SharePoint la propriété gérée affinable "refinable" liée à cette propriété gérée afin que celle-ci puisse être proposée dans les suggestions.
• Ajoutez cette propriété gérée dans le paramétrage du Trombinoscope.

En savoir plus sur le schéma de recherche SharePoint 

Il existe des propriétés gérées utilisables par défaut dans SharePoint. En voici une liste non exhaustive :

• JobTitle : l’intitulé du poste de l’utilisateur
• Department : le département auquel appartient l’utilisateur
• BaseOfficeLocation : le bureau où l’utilisateur est basé
• SPS-Skills : les compétences associées à l’utilisateur

Une fois cette étape réalisée :

• Pour ajouter un filtre, utilisez le bouton "Ajouter un filtre" : 

• Configurez le filtre : 

• Enregistrez l’information.

Paramétrage du profil 

Lorsque vous cliquez sur un profil utilisateur, les éléments affichés peuvent être personnalisés. Ainsi, vous pouvez mettre en avant le lieu de travail, le numéro de téléphone, l’adresse de l’utilisateur, etc.

Pour effectuer ces paramétrages :

1. Cliquez sur le bouton "Personnaliser le profil affiché" dans la section "Paramétrage du Profil". 
   
    

   

   
    

2. Sélectionnez la section dans laquelle vous souhaitez afficher la valeur : "Profil", "À propos", "Informations du profil", "Organigramme".
3. Cliquez sur "Ajouter".

4. Entrez un Nom, choisissez l’annuaire SharePoint puis saisissez le nom de la propriété SharePoint (voir ci-dessous).
    

   

   
    

5. Choisissez la catégorie d’élément (le mode d’affichage de la valeur).

Voici une liste non exhaustive des propriétés SharePoint que vous pouvez renseigner :

Paramètres de recherche Entra ID

Lorsque vous choisissez de rechercher vos utilisateurs dans Entra ID, vous pouvez paramétrer les fonctionnalités suivantes de manière intuitive.

Groupes

• Vous pouvez également sélectionner un périmètre de personnes défini par des groupes Azure AD pour délimiter les personnes à montrer.
   

  

• Il est possible d’inclure ou non les comptes externes. Par défaut, ils ne sont pas inclus.

• Vous pouvez par ailleurs ajouter manuellement des filtres pour personnaliser le champ d’application. Le composant utilise la ressource "User" des API Microsoft Graph. Par exemple, si vous souhaitez afficher les personnes dans une fonction particulière comme celle de directeur, vous devez écrire "JobTitle eq 'Director'". Vous pouvez cliquer sur le bouton "Run" pour vous assurer que votre filtre est correct et obtenir la réponse de l’API dans le cas contraire. En apprendre plus. 

  

  Exemple d'un filtre personnalisé
   

  

  Exemple d'erreur

Filtres 

Vous pouvez ajouter des filtres sur les Départements et les Fonctions par exemple de vos utilisateurs en cliquant sur « Sélectionner des filtres ». 

Le catalogue des termes de personnes vous est alors proposé. À vous de choisir les valeurs de filtre pertinentes pour votre recherche. Toutes les valeurs sélectionnées seront alors proposées à l’utilisateur dans l’une des deux catégories. 

Paramétrage du profil 

Lorsque vous cliquez sur un profil utilisateur, les éléments affichés peuvent être personnalisés. Ainsi, vous pouvez mettre en avant le lieu de travail, le numéro de téléphone, l’adresse de l’utilisateur, etc.

Pour effectuer ces paramétrages :

1. Cliquez sur le bouton "Personnaliser le profil affiché" dans la section "Paramétrage du Profil". 
    

   

    

2. Sélectionnez la section dans laquelle vous souhaitez afficher la valeur : "Profil", "À propos", "Informations du profil", "Organigramme".
3. Cliquez sur "Ajouter".
4. Entrez un Nom, choisissez l’annuaire Entra ID puis saisissez le nom de la propriété Entra ID (voir ci-dessous).

5. Choisissez la catégorie d’élément (le mode d’affichage de la valeur).
    

   

Voici une liste non exhaustive des propriétés Entra ID que vous pouvez renseigner :

Vous trouverez l’ensemble des propriétés Entra ID dans la documentation officielle de Microsoft : 
Microsoft Entra - Attributs de profil utilisateur.